Yaratıcı olan dinlenecek!

Kongre ve konferans organizasyonu Türkiye’nin başarılı olduğu bir alan. Ama dünyada bu organizasyonlar hızla kabuk değiştiriyor. Organizasyon şirketlerinin değişen durumda ayakta kalması için format değişikliğine ve daha yaratıcı çözümlere ihtiyacı var. 

İstanbul Kongre Merkezi, Haliç Kongre Merkezi’ni ağırladı şubat ayında. Ankara, İzmir ve Antalya’nın kongre merkezi de oradaydı. Türkiye’nin ilk Kongre, Toplantı ve Etkinlik Fuarı Ace of Mice’da aynı salonda stant açtılar. Komşu stantlarda THY de vardı Vialand da, onlarca otel, ışık ve ses sistemleri firmaları da, catering şirketleri de… 180 firmanın şık hanımları ve beyleri, müşterilerine, tedarikçilerine ve elbette rakiplerine tasarım, organizasyon ve sunumdaki maharetlerini gösterdi.

Türkiye’nin organizasyon şirketleri nihayet kendi sektörlerinin fuarını organize etmeyi başardı. Fuarı düzenleyen Turizm Medya Grubu Yönetici Ortağı Sezer Sertçetin, “Bizimki terzinin kendi söküğünü dikememesi durumu” dedi gülerek, “Türkiye’de kongre ve etkinlik organizasyonunda deneyimli ve gelişmiş bir sektör var. Ama sektör henüz kurumsallaşamadı.”

Türk şirketlerinin yaklaşık 30 yıldır ulusal ve uluslararası toplantı ve etkinlikleri düzenlemedeki başarısını kanıtlayacak onlarca büyük ve karmaşık organizasyon var. NATO Zirvesi (2004), BM Habitat Zirvesi (2006), Dünya Basketbol Şampiyonası (2010), Erzurum Dünya Üniversiteler Kış Oyunları (2011), dünyanın en büyüp tıp kongresi olan 10 bin doktorun katıldığı Dünya Hipertansiyon Kongresi (2013) ve Mersin’deki Akdeniz Oyunları (2013) akla ilk gelenler. Her başarı yeni organizasyonları Türkiye’ye getirdi. Yeni, büyük ve son teknolojiye sahip kongre merkezleri inşa edildi. Genişleyen pazar, yeni oyuncuların girişini hızlandırdı. Ancak dünyada olduğu gibi Türkiye’de de toplantı ve organizasyonlar değişen koşulların etkisiyle dönüşüme zorlanıyor. Türkiye Etkinlik ve Eğlence Sektörü Derneği (TESDER) Başkanı Fırat Kasapoğlu’nun dediği gibi “Artık daha yaratıcı fikirlere ihtiyaç var.”

Son birkaç yıldır kongre ve etkinlik sektöründe pazarın daralmasına yol açan birtakım gelişmeler yaşandı. Örneğin kongre pazarının büyük bölümünü oluşturan tıp kongrelerine Sağlık Bakanlığı’nın 2011’de getirdiği kısıtlamalar ağır darbe vurdu. Sağlık Bakanlığı devlet kadrosundaki doktorların bir yılda katılabileceği ulusal kongre sayısını iki, uluslararası kongre sayısını ise bir ile sınırlandı. K2 Events şirketinin tıp kongreleri organizasyonunda deneyimli ismi Evren Turan, bu sınırlamanın sektöre büyük darbe vurduğunu söylüyor. Türkiye’de tıp kongresi deyince akla gelen birkaç isimden biri olan Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi Genel Cerrahi Anabilim Dalı Başkanlığı Prof. Semih Basgan ise Sağlık Bakanlığı’nın haklı olabileceği görüşünde: “Son dönemde tıp kongresi enflasyonu yaşanıyordu. Buna bir düzenleme gerekiyordu.”

Kongre ve konferans sayısındaki aşırı artış sektörün en büyük sıkıntılarından biri. Uluslararası Kongre ve Konvansiyonlar Derneği’nin (ICCA) verilerine göre Türkiye’de yılda, üçte ikisi İstanbul’da olmak üzere, 500 ve daha fazla katılımcıya ulaşan 180’den fazla kongre ve konferans düzenleniyor. Hatta yılda en az 130 organizasyona ev sahipliği yapan İstanbul dünya şehirleri arasında birinci sırada. Ancak organizasyon sayısındaki artışın beraberinde birtakım tehlikeleri getirdiğini düşünenler var. TESDER Başkanı Kasapoğlu, “Ben 30 yıldır bu işi yaparken eline çanta alan benim işimi yapamamalı. Sigorta yapmıyorlar, maliyetten taviz verip fiyat kırıyorlar, kalite ve güvenlikten ödün veriyorlar” diye yakınıyor örneğin.

Sektörün eskilerinin, yenilerin girişini engellemek istemesine şaşırmak mümkün değil. Ama sektörün aşırı rekabetten öte sorunları var. Dünyada büyük ve pahalı kongre ve konferans organizasyonlarına tepki olarak gelişen bir akım ortaya çıktı. Karşılıklı etkileşimin olmadığı pahalı toplantılara katılmak istemeyen grupların, “meetups” (Buluşma) veya “unconferences” (Nakonferans) adı verilen, katılımcıların kendilerinin mekân kiralayıp masrafları paylaştığı organizasyonların sayısı hızla artıyor. İçeriğini katılımcıların belirlediği, konuşma sürelerinin kısıtlı tutulup karşılıklı etkileşim kanallarının artırıldığı, masraflar paylaşıldığı için yüksek maliyetli olmayan bu toplantılara özellikle IT sektörü büyük ilgi gösteriyor. “Ignite!” zirveleri bunlardan biri. Konuşmacılara 15 dakikadan daha fazla zaman verilmeyen bu zirveler tamamen gönüllüler tarafından organize ediliyor. Herhangi biri bu etkinliği düzenleyebiliyor. Bazen 10 kişi bazen de 100 kişi bir araya geliyor. Denver’da 24 Haziran 2010’da düzenlenen Ignite Boulder 11, 1350 sektör üyesini bir araya getirmişti. “Ignite!” gibi onlarca gönüllü konferansı var: Barcamp, Birds of a Feather, Dotmocracy, EdCamp, Fishbowl, Knowledge Cafe, Lightning Talks, Open Space Technology, Pecha Kucha, Speed Geeking ve

TransparencyCamp bunlardan sadece birkaçı.

 

Küçük gruplara yönelik rahat ortamlı konferansların sayısı artıyor. 

Konferans ve etkinlik organizasyonları şekil değiştiriyor ve organizasyon şirketleri de bunun farkında. ABD’li organizasyon şirketi DLD Media’nın kurucusu Steffi Czerny, “Bilgi bu kadar yaygın ve erişimi bu kadar kolayken konferansların şekil değiştirmemesi mümkün değil” diyor. Czerny’ye göre, konferanslar özel medya formatları haline gelecek ve katılımcıları konuyla en ilgili, “canlı içerik” sağlayabilecek insanlar arasından özenle seçilecek. Konferans küratörleri geleceğin “genel yayın yönetmenleri” olacak, yani konferanslarının içerik ve yaratıcı tasarımından konuşmacıların sahnedeki performansına kadar her türlü ayrıntısından sorumlu olacaklar.

İçerik konusuna önem veren kongre ve konferanslardan örnekler Türkiye’de de düzenlenmeye başladı. Şubat ayında İstanbul’da yapılan İnsan Kaynakları Zirvesi’ne Ekvador’un “Mutluluk Bakanı” Freddy Ehlers Zurita davet edildi örneğin. Mevlana felsefesinden etkilendiğini söyleyen Zurita devletlerin vatandaşının mutluluğunu başlıca amaç edinmesi gerektiğini savunarak konferansın katılımcılarının ilgisini üzerine topladığı gibi, Türk basınında geniş yer buldu. Zirveyi düzenleyen MCT Group CEO’su Tanyer Sönmezer, Albert Einstein’ın “Bir şeyi dün yaptığınız gibi yapıp farklı sonuç beklemek ruh hastalığıdır” sözünü hatırlatıyor ve “Kongreler gelecekte ne konuşulacaksa, trend neyse ve önümüzdeki dönemi etkileyecek önemli toplumsal olaylar neyse, onların konuşulduğu organizasyonlar olmalı” diyor.

Mesela girişimcilik yeni nesil konferans, kongre ve etkinlerin odaklanması gereken bir alan olabilir. Girişimcilik içinde sosyal girişimcilik bu bakımdan ayrı bir önem taşıyor. Kadının ekonomideki rolünün hızla arttığı bir ortamda küratörlerin kadınları daha fazla etkinliklerine çekmek için “kadınca bir bakış açısına” sahip olması da bir artı olabilir. 21’inci yüzyılın Y Kuşağı’nın ayrılmaz parçası sosyal medyayı etkin kullanmak ve bu kuşağın karakterine uygun etkinlikler tasarlayabilmek de organizatörlerin boynunun bir borcu. Zira Twitter ile etkinlikle gerçek zamanlı iletişim olanakları göz önünde bulundurulmalı. Ve elbette dozunda eğlenceli içerik de unutulmamalı, zira klasik konferanslarda artık rutine dönüşen uyuyan dinleyici görüntüsünü  ortadan kaldırmak için konuşmacıların neşe unsurunu es geçmemesi şart. Ekonomide özel ve kamu sektörü ortaklığının yeni türlerinin önem kazanmaya başladığı bir dönemde bu konsepte hitap edecek organizasyonların ihtiyaç haline gelmekte olduğu da ihmal edilmemeli.

Bir de pazara yeni ve büyük oyuncuların girmeye can attığı da gözden kaçmamalı. Ace of Mice’ın düzenleyicisi Sezer Sertçetin de bir dönüşüm olduğuna inanıyor ve bunun organizasyon şirketleri aleyhine olduğuna dikkat çekiyor: “Sektörün düzenlediği etkinlikler genellikle yıl sonu bayi toplantısı şeklindeydi. Bir grup alınır, bir otele götürülür, yedirilir içirilir, bir sanatçı sahneye çıkartılır, eğlendirilirdi. Sektör çok değişiyor, pazarlama amaçlı etkinlikler ön plana çıktı. Kreatif reklam ajansları etkinlik organizasyon sektörüne girmeye başladılar ve çok büyük etkinlik firmaları haline geldiler.”

Etkinliklerin süre ve formatı da artık tartışılıyor. Sektörde 25 yıllık deneyime sahip The Innovation Resource Consulting Group Başkanı Robert B. Tucker da konferans ve kongre organizasyon şirketlerinin, değişen pazar koşullarında ayakta kalabilmek için format değişikliğine ihtiyaç duyduklarına inanıyor. Sadece sınırlı sayıda CEO ve üst düzey yöneticinin katıldığı konferansların öncüsü olan Tucker’a göre geleceğin konferansları, “daha kısa süreli, daha az katılımlı ve sonrasında katılımcıları arasında bağlantıyı sürdürebilen organizasyonlar” olmak zorunda. Ayrıca tek bir format yerine, farklı formatların bir arada uygulandığı festival türü etkinlikler de düşünülmeli.

Peki profesyonellerin organize ettiği, binlerce kişinin katıldığı büyük kongre ve konferansların sonu mu geldi? Halen dünyanın en ilgi çeken konferanslarından birini dünyanın çeşitli kentlerinde düzenleyen TED’in (Teknoloji, Eğlence ve Tasarım) Avrupa Direktörü Bruno Guisani’ye göre “Dünyanın dijitalleşmesi, konferansların insanları bir araya getirme misyonunu gözden düşürmediği gibi aksine daha da vurgular hale getirdi.” Guisani, “Yaşamlarımız ve işlerimiz sanallaştıkça ve bilgi patladıkça, konferanslar daha çok insanı bir araya getiren ve insanların ardına düştüğü sessizlik duvarını yıkan organizasyonlar haline gelecek. Konferanslar ‘sosyal medya’nın sağlayamayacağı sosyal meditasyon için gerekli mekânlar olacak” diyor.